Hybride Sitzungen, eSitzung

eSitzung

eSitzung ist eine umfassende Cloudlösung, die die Durchführung von allen erdenklichen Sitzungen von der Vorbereitung über hybride Durchführung bis zur Nachbereitung bestens unterstützt.

Als Cloudlösung ist das System nicht auf einzelne PCs limitiert, es arbeitet browserbasiert (Internetzugang ist erforderlich) von beliebigen Orten aus, ist somit voll im ‚Homeoffice‘ einsetzbar.

Das Cleacon-M System von Vissonic ‚verschmilzt‘ quasi mit der Software, externe Teilnehmer sind voll in die Präsenzsitzung integriert.

Die Cloudlösung ist bereits in der polnischen Verwaltung in fast allen Kommunen im Einsatz, daher erprobt und stabil. Nun auch auf deutschen Servern etabliert.

Die Lizenzen werden jahresweise vergeben.

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Folgende Funktionen werden geboten.

Sitzungsvorbereitung und Tagesordnungen

• Erstellung und Bearbeitung vollständiger Tagesordnungen über ein Administratorkonto.
• Möglichkeit zur Hinzufügung von Anhängen (Dateiformate: *.doc, *.docx, *.pdf, *.xls, *.xlsx, *.jpg, *.jpeg, *.bmp, *.ppt, *.pptx).
• Import von Tagesordnungen aus *.docx- oder *.doc-Dateien.
• Versendung der Tagesordnung samt Anhängen an Ratsmitglieder mit individuellem, gesichertem Zugang.
• Möglichkeit zur Bearbeitung der Tagesordnung während der Sitzung inkl. Hinzufügen von Abstimmungen.
• Erstellung und Verwaltung nicht-öffentlicher Tagesordnungspunkte.

Dokumenten- und Informationsmanagement

• Versand und Archivierung von Nachrichten und Benachrichtigungen (E-Mail/SMS).
• Integration mit einem Dateiarchiv zur Speicherung elektronischer Dokumente.
• Unterstützung des Exports von Dokumenten aus einem Rechtsakt-Editor direkt ins System.
• Hinzufügen von Hyperlinks zu Besprechungspunkten.
• Erstellung eines Beschlussregisters mit Veröffentlichungsmöglichkeit für die Öffentlichkeit.

Abstimmungsfunktionen

• Durchführung verschiedener Abstimmungstypen:
  ◦ Offene, namentliche Abstimmungen.
  ◦ Geheime, nicht namentliche Abstimmungen.
  ◦ Sonderabstimmungen (z. B. Wahlen, Meinungsumfragen).
• Vorlagen für Abstimmungsantworten:
  ◦ z. B. „FÜR“, „GEGEN“, „UNSICHER“ oder „JA“, „NEIN“, „ENTHALTEN“.
• Abstimmungssicherheit durch PIN-Code (Anzeige auf dem Bildschirm).
• Anzeige und Archivierung von Abstimmungsergebnissen in Echtzeit.
• Sperre der Abstimmungsfunktion für als abwesend markierte Benutzer.
• Möglichkeit, einzelne Benutzer gezielt von Abstimmungen auszuschließen.
• Möglichkeit zur Einschränkung der Abstimmung auf das Netzwerk des offiziellen Standorts mittels IP-Filter.

Teilnehmermanagement

• Elektronische Anwesenheitskontrolle (automatisch und manuell).
• Protokollierung von Anwesenheiten je Tagesordnungspunkt.
• Einreichen von elektronischen Anfragen durch Ratsmitglieder über eine Web- oder Android-App.
• Funktion zur Erfassung förmlicher Anträge und Wortmeldungen.
• Eingabe privater, nutzerspezifischer Notizen zu Besprechungspunkten (nur für den Autor sichtbar).

Sitzungsdurchführung

• Interaktive Verwaltung laufender Sitzungen:
  ◦ Echtzeit-Abstimmungen.
  ◦ Kalender- und Tagesordnungsansicht.
  ◦ Anzeige und Verwaltung der Rednerliste.
  ◦ Wortmeldungen, Redezeitmanagement inkl. Zähler und Zeitüberschreitungsanzeige.
• Audioaufzeichnung von Sitzungen mit:
  ◦ Transkriptionsoption via externer Software.
  ◦ Skript-Funktion zur Verknüpfung von Tagesordnungspunkten mit Tonaufzeichnungen.
• Erstellung von Sitzungsprotokollen (inkl. Anwesenheit, Abstimmungsergebnisse, Rednerliste).
• Anzeige von Abstimmungsgegenstand, stimmberechtigten Teilnehmern und Ergebnissen während der Sitzung.
• Verwaltung der Gästeliste mit Rederecht.

Zugriffsmöglichkeiten

• Systemzugang über Windows-Laptops und Android-Geräte (ab Version 4.4).
• Zugriff über mobile und stationäre Geräte mit Internetzugang:
  ◦ Anzeige von Tagesordnungen, Anhängen, Kalendern.
  ◦ Einsicht in Abstimmungsergebnisse.
  ◦ Teilnahme an Abstimmungen in Echtzeit.
  ◦ Nutzung eines internen Text-Messengers.
• Bereitstellung von Live-Streams der Sitzungen für die Öffentlichkeit
• Veröffentlichung von Tagesordnungen, Anhängen und Abstimmungsergebnissen im Internet.
• Möglichkeit zur temporären Stimmfreigabe für externe Gäste (z. B. über Schnellkontakte).

Integration und Schnittstellen

• Bereitstellung einer offenen API zur Integration mit externen Systemen.
• Ermöglicht automatisiertes:
  ◦ Herunterladen von Gruppen-, Sitzungs- und Tagesordnungsdaten.
  ◦ Herunterladen öffentlicher Anhänge und Abstimmungsergebnisse.
  ◦ Veröffentlichung und Verwaltung von Anfragen und Antworten.
  ◦ Einbindung und Löschung externer Dokumente im System-Repository.

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